Приоритизация — это примитивный инструмент, который не соответствует потребностям сложной и динамичной организации. Причина кроется в четырех ключевых проблемах. Хорошая новость: Kanban предлагает альтернативные подходы для их решения.
Почему списки приоритетов неэффективны?
Бывало ли у вас такое: вы создаете приоритезированный список задач, но в итоге не приступаете к выполнению задач из его нижней части? Выполненные пункты кажутся случайными, а связь между задачами теряется? Возможно, позже начатая работа вытесняет более важные задачи?
Проблема в том, что приоритезированный список объединяет множество факторов, которыми нужно управлять, в одном месте. Однако он не предоставляет всей информации, необходимой для работы в сложной среде.
Как решить проблему? Разделите список на четыре составляющие
1. Удачные опционы
Верхняя часть списка содержит задачи, одобренные для выполнения, но это не значит, что их нужно начинать немедленно. Эти задачи — хорошие опционы, то есть потенциально полезные, но не срочные.
Пример: в приемном покое пациент с высокой температурой — хороший опцион для лечения, как и человек с головной болью. А вот пациента с зубной болью лучше направить к стоматологу.
В Kanban создается отдельная область на доске, чтобы отличать случайные задачи от хороших опционов.
2. Принятие обязательств
Из всех хороших опционов важно выбрать те, которые нужно начать выполнять немедленно. Необходимо четко понимать, какие задачи могут подождать, а какие нельзя откладывать.
Пример: пациент с высокой температурой требует внимания быстрее, чем человек с головной болью, потому что риски у него выше.
В Kanban мы визуализируем эту точку принятия обязательств, чтобы различать задачи, которые просто находятся в списке, и те, над которыми уже началась работа.
3. Класс обслуживания
Не все задачи равнозначны: одни требуют больше ресурсов, другие — терпимы к задержкам.
Пример: если во время лечения пациента с температурой в больницу поступает пациент с сердечным приступом, его лечением займутся в первую очередь. Риск в этом случае гораздо выше.
В Kanban используются разные классы обслуживания, которые отображаются на доске для приоритизации задач в зависимости от их срочности.
4. Распределение мощности
Не все задачи одинаково важны для достижения целей организации. Некоторые связаны с поддержанием текущих функций, другие — с развитием новых возможностей.
Пример: в больнице лечение критических пациентов важнее, чем поддержание чистоты, но и то, и другое необходимо. Поэтому определенный процент персонала занимается уборкой, чтобы обеспечить бесперебойную работу учреждения.
В Kanban применяются ограничения работы в процессе, чтобы управлять ресурсами и стратегически распределять мощности.
Вывод
Приоритезированные списки скрывают ключевую информацию, необходимую для управления в динамичной среде. Чтобы эффективно достигать целей организации, пора отказаться от стандартного списка и использовать четыре рычага управления. Эти рычаги работают в разное время и требуют участия разных людей, так как их использование зависит от текущих условий и доступа к информации.