Все типы канбан-встреч являются взаимосвязанными элементами Канбан Метода. Каждый тип имеет свою уникальную цель и задачи, но их эффективность проявляется в комплексе и обеспечивает непрерывное улучшение рабочих процессов и взаимодействие команды.
Каденции не следует вводить сразу все, они вводятся по необходимости. Не всем нужны каденции, тем более все сразу.
Начинать внедрение каденций стоит с канбан-митинга и собрания по пополнению. Первая каденция позволяет фокусировать людей на завершении работы, а вторая — стимулирует заказчиков грамотно выбирать то, что следует реализовать.
Далее начинают использовать каденцию обзор поставки, он призван улучшать нашу производственную систему. При этом если вы используете Канбан Метод на уровне команды, то у вас скорее всего будет такой набор каденций: статусное собрание (канбан-митинг), собрание по пополнению и обзор поставки (чаще всего тут происходит некий франкенштейн из командной ретроспективы и обзора поставки).
Каждая каденция должна быть спроектирована непосредственно под конкретную компанию.
Старайтесь уложиться по времени в 20-40 минут, не делайте очень глубокий анализ причин, это можно будет сделать на обзоре рисков. На данном собрании мы пытаемся найти решения в виде «низко висящих фруктов».
Изначально рассмотрите проведение данного собрания раз в квартал, далее частоту встреч стоит подстроить под ваш контекст.
Нам важно опираться на то, насколько часто у заказчика меняется информация, меняется рынок и обстановка. Наша производственная система должна быть к этому готова.
Частота пополнения производственной системы должна отражать скорость изменения информации у заказчика, но есть еще один важный фактор — это стоимость самого пополнения.
Пополнение — это собрание, у которого есть транзакционные издержки (это затраты на то, чтобы организовать собрание), координационные издержки (это затраты на проведение собрания) ну и есть альтернативные издержки (это недополученная ценность, которая могла бы быть, если бы люди не ходили на собрание). Эти факторы должны сдерживать слишком высокую частоту собраний. Организация собраний стоит дорого и эти затраты должны быть оправданы.
Так как на собрании идет «баталия» заказчиков за право пополнения производственной системы — вести его должен человек, имеющий навыки фасилитации сложного общения, в идеале — наименьший общий начальник для заказчиков.
Для примера: если заказчиками являются Менеджеры Продуктов, то такое собрание возможно стоит вести Директору по Продуктам. Поэтому однозначно можно сказать, что это собрание должен вести человек в роли Менеджера Запросов.
Если ваша поставка автоматизирована, то планировать ее не стоит, но в других случаях возможно вам потребуется собрание, которое называется Собрание планирования поставки.
Частота проведения: один раз в месяц и далее по необходимости.Для проведения обзора рисков нам необходимо большое количество качественных данных, поэтому проводить его часто не получится. Мы рекомендуем стартовать с частоты раз в месяц или два, а дальше корректировать частоту по обстоятельствам.
Данное собрание можно проводить как на один сервис, так и на несколько (состав сервисов должен быть аналогичен тому, которое разбирается на операционном обзоре).
Следует рассмотреть возможность пригласить вести собрание канбан-коуча — внутреннего или внешнего консультанта, глубоко разбирающегося в Канбан Методе. Данный специалист имеет незамыленный взгляд на проблемы ваших сервисов, а также хорошую насмотренность, для того, чтобы помочь вам выработать неочевидные решения.